Assistant / Gestionnaire de budget

Préparer, mettre en œuvre et contrôler la gestion financière et comptable de la direction, en lien avec le directeur.

Apporter une assistance permanente au directeur de la Communication dans l'organisation du travail et le fonctionnement de la direction.

Voici les missions :

•   Participation à la préparation budgétaire de la direction et de la Prestcom, en lien avec le directeur.

• Suivi de l'exécution du budget de la direction et de la Prestcom(engagements, suivi des dépenses et des recettes sur les sections Fonctionnement et Investissement, virements de crédits...) .

•   Rôle d'alerte auprès du directeur et des responsables de service sur l'exécution budgétaire.

•   Réalisation de bilans réguliers sur l'état des crédits disponibles par direction/service.

•   Réalisation de tableaux de suivi budgétaire pour les chefs de service.

•   Suivi des cartes de visite pour les services.

•   Gestion administrative de la direction : accueil téléphonique et physique, réception et gestion des courriers/courriels Netcourrier, suivi des congés, rédaction de notes, de compte-rendus de réunion, gestion du stock de fournitures, organisation de réunions, classement des dossiers, réservation de la salle de la COMM.

•   Aide au directeur dans l'organisation de son activité : gestion de son agenda, prise de rendez-vous, suivi de ses courriels, prise ou rédaction de certains courriers.

•   Suivi de certains dossiers pour le compte et sous contrôle du directeur.

•   GEDélib: saisie de délibérations.

Missions secondaires :

•   Participation à la préparation budgétaire et suivi de l'exécution du budget du Cabinet du Maire.

•   Réponse aux demandes des services sur l'état de leur budget, envoi de documentations.

•   Aide à la préparation des marchés publics, en lien avec le directeur, l'assistante de direction, le service des marchés publics et le responsable de service concerné s'il y a lieu.

•   Participation au traitement, à la transmission et au suivi des vacations en lien avec l'assistante de direction.

•   Suivi des marchés publics : rédaction des cahiers des charges en lien avec la direction; réalisation et envoi de lettres de reconduction.

•   Recettes CMP et autres : établissement de factures et certificats administratifs.

•   Régie du cabinet du Maire.