Responsable administrative (F/H)

Recueille et traitement des informations nécessaires au fonctionnement administratif du service Propreté.

Frappe du courrier, des rapports, du rapport annuel, des comptes rendus, des marchés, tableaux de bords et classement des documents.

 Assure la coordination des actions de maintenance et de dotation des conteneurs.

ACTIVITÉS PRINCIPALES

-          Management/encadrement de l'équipe « gestion administrative » (présences, congés, heures supplémentaires, absences, évaluations, etc…), concevoir des outils de planification et des procédures de contrôle de l’activité de l’équipe.

-          Animation et pilotage des agents chargés de la maintenance des conteneurs, du secrétariat et du standard.

-           Mettre en place des indicateurs de suivi, élaborer des rapports, des notes et des bilans d’activité...

-          Élaboration du rapport annuel

-          Traitement des courriers, mails, notes et application" Colombes et moi" : rédaction des réponses, diffusion, recherche des éléments de réponses, ainsi que leur reprographie et classement.

-          Frappe, classement et gestion des renouvellements des marchés publics

-          Suivi de l'exécution budgétaire du service en collaboration avec le responsable de service.

-       Assistance et conseils administratif auprès du responsable de service.

ACTIVITÉS SECONDAIRES

-          Contrôler les prestations assurées pour la livraison et la maintenance des bacs.

-          Tri, classement et archivage des documents du service.

-          Exécution et suivi des procédures administratives.

-          Informer les agents des services compétents et les prestataires de tout dysfonctionnement.

-          Représenter téléphoniquement l’image de la Ville.

-          Orienter le public vers les services ou organismes compétents.

-         Commande des fournitures bureautiques

-          Avis sur les permis de construire en collaboration avec le responsable de service.

-          Élaborer les pièces techniques et analyse des marchés publics en collaboration avec le responsable de service.

-          Assister et assurer le remplacement de l'agent chargé de l'accueil téléphonique. A ce titre, réceptionner les appels téléphoniques relatifs aux prestations de collecte et de nettoiement du domaine public, enregistrement des demandes, renseigner les administrés, orienter le public, saisie des rendez-vous encombrants...