Responsable du service Accueil Inscriptions et Régie Périscolaire

ACTIVITÉS PRINCIPALES :

Scolaires :

- Conduire/piloter les études relatives à la prévision des effectifs scolaires et à l’adaptation de la carte scolaire

- Piloter les affectations scolaires des enfants (enfants dépendant de 2 écoles, enfants allophones, enfants de moins de trois ans…)

- Organiser les campagnes d’inscriptions aux activités et quotients familiaux

- Assurer la relation avec l’Éducation nationale tant au niveau des directions d’école qu’au niveau des deux inspections de circonscription

- Rédiger les courriers à l’attention des familles en lien avec l’activité du service

- Suivre le dossier de la nouvelle tarification

- Analyser et prendre en compte les évolutions du territoire et les demandes des familles

Accueil du public :

- Être garant de la qualité de l’accueil de l’usager au service et du respect des principes établis dans la Charte Marianne

- Favoriser le travail en transversalité et de coopération entre les services pour assurer la qualité de l’accueil de l’administré

Management :

- Encadrer, gérer et coordonner les agents placés sous sa responsabilité et contrôler la bonne exécution des missions

- Conduire le changement

- Instaurer des outils de pilotage, moderniser les méthodes de travail

Évaluer l’activité du service et établir le rapport annuel d’activités

- Veiller à la bonne tenue administrative des dossiers

- Être garant de la circulation de l’information entre les agents du service

Gestion du logiciel Concerto / portail famille :

- Assurer les paramétrages de la base de donnée

- Coordonner/piloter et optimiser le paramétrage des différentes activités des directions Enfance-Education Jeunesse et Sports

- Veiller au respect des règles de facturation et de l’échéancier mensuel

- Publier sur le portail les articles, actualités et procédures à destination des administrés

ACTIVITÉS SECONDAIRES :

- Être l’interlocuteur privilégié de la direction de la communication pour la mise à jour régulière des informations communiquées sur le site internet de la ville

- Assurer les missions de l’adjoint en son absence

- Rédiger les rapports présentés au Conseil municipal en lien avec l’activité du service

- Participer aux paramétrages de la base de données Concerto Inscriptions

- Suivi du dossier des instructions à domicile

- Liens transversaux avec les autres Directions (Concerto, Régie)

CONNAISSANCES REQUISES

Connaissances techniques :

- Connaître les règles d’accueil à respecter dans le cadre de la Charte Marianne

- Maîtriser les outils bureautiques et l’outil informatique

- Maîtriser les logiciels métier de la collectivité (Concerto) et avoir connaissance du logiciel finances

- Connaître les règles relatives à une régie de recettes

- Connaître les compétences obligatoires et facultatives de la collectivité en matière éducative

Autres connaissances :

- Disposer de qualités managériales et rédactionnelles

- Faire preuve d’organisation, de rigueur et de discrétion

- Faire preuve d’écoute, de pédagogie et de disponibilité

- Disposer de qualités d'analyse et de synthèse

- Savoir respecter et faire respecter les échéances

- Disposer de qualités relationnelles et du sens du travail en équipe.

- Savoir être réactif et gérer son stress

- Être apte à la négociation et à la conduite de réunion

- Être au fait des enjeux et des modalités de la relation aux citoyens