Chargé d’événementiel (F/H)

Organisation d’événements, soit en tant que pilote soit en tant qu’agent opérationnel

Événements récurrents ou occasionnels, inscrits dans un calendrier des manifestations ou commandés par le cabinet ou une autre direction de la ville

Organisation des manifestations officielles de la Ville (inaugurations, cérémonies, conseil municipal...) Préparation en amont des Manifestations :

- Organisation des réunions de préparations

-Conception du déroulement des manifestations

- Préparation du dossier de préparation pour Monsieur le Maire et son cabinet.

Organisation et mise en œuvre du lieu de réception (aménagement du lieu, cocktail à mettre en place, personnel de service à briefer, sonorisation à prévoir, sécurité à prévoir le cas échéant, prise de contact avec les différents prestataires (équipe de production, fournisseurs divers, sono)

Accueil des médaillés du travail pour la remise de la photocopie de leur diplôme

Gestion du fichier des personnalités en collaboration avec l’Assistant Communication

Commande Cocktail

Transmission des informations et des invitations au Service Communication pour la Presse et les reportages Le jour J de la Manifestation :

Accueil et placement des personnalités selon l’ordre protocolaire

Supervision de l’accueil le jour de la manifestation

Veille du bon déroulement

Être attentif et réactif aux demandes urgentes

Annonces micro

Service avec le personnel Organisations des manifestations patriotiques :

Préparation pavoisements divers

Prévoir les commandes de fleurs Dépôts de gerbes lors des différentes cérémonies patriotiques (être présent 30 mn avant la cérémonie afin de veiller à ce que tout se passe bien)

Organisation logistique de manifestations diverses (à la demande) - Suivi de l’action

Accueil des anciens combattants pour les bons offerts par la Ville Gestion du fichier de contacts de la Mairie-

Actualisation du fichier (mise à jour) Préparations des fichiers demandés par les services ou Monsieur le Maire Soutien administratif secrétariat du Maire + réponses aux demandes diverses

Envoi des cartes de vœux de Monsieur le Maire ; réponses aux demandes diverses de Monsieur le Maire ; réalisations de missions spécifiques à la demande de Monsieur le Maire, avec des contraintes de disponibilités les week-ends, soirs et jours fériés (hors temps de travail )