Assistant de direction Bâtiments (H/F)

A propos de nous

Quatrième ville des Hauts-de-Seine, Colombes, forte de ses 90 692 habitants s’inscrit au sein de l’Établissement Public Territorial Boucle Nord de Seine (plus de 460 000 habitants). À l’interface avec le Département du Val d’Oise et à proximité de deux pôles économiques franciliens majeurs avec le quartier d’affaires de La Défense et le Port autonome de Gennevilliers, la Ville de Colombes bénéficie d’une situation économique attractive et d’un important réseau de connexions.

Employeur responsable, la ville de Colombes œuvre pour une politique de recrutement qui reflète la richesse et la diversité du territoire. Aussi, la ville de Colombes est labellisée Diversité et Égalité Femme/ Homme AFNOR.

Votre mission, si vous l’acceptez

-Assurer le secrétariat de la direction des Bâtiments ainsi que des services qui lui sont rattachés : Energies et Fluides, Entretien et maintenance des Bâtiments, Conduite d’opérations bâtiments et Cellule sécurité interne et externe

-Suivi des projets et activités de la direction

-Assurer la transversalité avec les différents services de la direction et avec les autres directions

-Accueil téléphonique (filtrage, traitement des appels) et physique des personnes

-Gestion de l’agenda, planification des rendez-vous

-Rédaction, mise en page et diffusion des courriers, notes, rapports et comptes rendus, tableaux de bord

-Participation aux réunions de la direction et éventuellement des services

-Consultation et suivi de dossiers (classement et archivage)

-Suivi budgétaire et comptable

-Suivi du courrier de la direction et des services

-Suivi des marchés publics de la direction et des services

-Suivi de dossiers propres à chaque service : actualisation plan de charge, tableau de suivi ERP, cahier de travaux,…

-Assurer le secrétariat de l’assistante de la DGST lors de ses congés

-Recherche et diffusion d’informations

-Commande de fournitures

Le profil idéal

– Techniques de secrétariat (prise de note, orthographe,…)

– Logiciels bureautiques (pack office, libre office)

– Civil Net Finances, Net courrier, I-Parapheur

– Connaissances du fonctionnement de la collectivité territoriale et des procédures administratives

– Comptabilité publique

– Connaissance de la procédure des Marchés publics

– Maîtrise de l’expression écrite et orale

– Esprit d’initiative

– Qualité d’écoute et rigueur

– Capacité d’adaptation, disponibilité

– Discrétion et confidentialité

Salaire :

Expérience : Tous niveaux d’expérience