agent administratif et d’accueil (h/f)
- Publié le 02/05/2023
A propos de Nous
Septième commune d'Ile-de-France et quatrième ville des Hauts-de-Seine, Colombes, forte de ses 85 950 habitants s'inscrit au sein de l'Établissement Public Territorial Boucle Nord de Seine (441 042 habitants – INSEE 2014). À l'interface avec le Département du Val d'Oise et à proximité de deux pôles économiques franciliens majeurs avec le quartier d'affaires de La Défense et le Port autonome de Gennevilliers, la Ville de Colombes bénéficie d'une situation économique attractive.
Votre mission, si vous l'acceptez
ACTIVITÉS PRINCIPALES :
Accueil physique et téléphonique des usagers DRH:
- Analyser la demande.
- Orienter vers le bon interlocuteur.
- Reformuler les demandes et rechercher les réponses adaptées.
- Relayer l’information entre l’usager et les différents interlocuteurs DRH.
- Délivrer des informations générales de premier niveau.
Réaliser des tâches administratives :
- Traitement du courrier via l’utilisation du logiciel dédié.
- Relever au quotidien les statistiques de fréquentation.
- Procéder à des saisies informatiques.
- Aider à remplir des documents administratifs.
- Mettre à disposition la documentation et formulaires RH accessibles en libre
-service à l’accueil de la DRH.
- Assurer en polyvalence avec la Correspondante l’accompagnement pour l’accès aux prestations sociales.
- Mettre à jour l’affichage des informations et les formulaires, à destination du public.
- Définir les commandes de fournitures, matériel et veiller à l’approvisionnement des stocks du service (fournitures de bureau, accusés de réception, papier blanc photocopieuses, sacs poubelle, etc.).
- Etre l’interlocuteur des services informatiques et techniques intervenants dans les locaux.
ACTIVITÉS SECONDAIRES:
- Participer à des réunions internes ou externes.
- Établir des comptes rendus.
- Rédiger des courriers type.
- Assister un ou plusieurs responsables dans l’organisation du travail et plus particulièrement la gestion des courriers et des réclamations.
Le profil idéal, selon nous
CONNAISSANCES REQUISES
Connaissances techniques :
- Connaissance de l’environnement territorial : fonctionnement de la collectivité et organisation des services.
- Techniques d’accueil et de communication téléphonique, règles générales de communication.
- Maîtrise des logiciels Libre-office (Word et Excel), Messagerie Zimbra, CivilNetRH, intranet Intralog, logiciel Courrier.
- Connaissance des missions des différents pôles au sein de la DRH.
- Expérience dans l’accueil du public souhaitée.
Autres connaissances (savoirs faire, savoir être) :
- Capacité de communication : analyser, écouter, être bienveillant, s’exprimer clairement, reformuler la demande.
- Favoriser l’expression de la demande.
- Créer des conditions d’accueil permettant une mise en confiance des agents.
- Capacité d’initiative et de réaction positive dans la gestion de l’accueil.
- Savoir s’adapter à des agents différents.
- Savoir gérer des situations difficiles et alerter, désamorcer des conflits.
- Conserver neutralité, confidentialité et objectivité face aux situations des agents.
- Rester distant vis-à-vis des usagers, ne pas émettre d’avis sur le service et la collectivité.
- Savoir faire preuve de disponibilité, de patience et de diplomatie.
- Être ponctuel rigoureux et organisé.
- Discrétion et respect du secret professionnel.
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