Assistant de direction – Direction Générale des Services (f/h)
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A propos de Nous
Septième commune d'Ile-de-France et quatrième ville des Hauts-de-Seine, Colombes, forte de ses 85 950 habitants s'inscrit au sein de l'Établissement Public Territorial Boucle Nord de Seine (441 042 habitants – INSEE 2014). À l'interface avec le Département du Val d'Oise et à proximité de deux pôles économiques franciliens majeurs avec le quartier d'affaires de La Défense et le Port autonome de Gennevilliers, la Ville de Colombes bénéficie d'une situation économique attractive et d'un important réseau de connexions.
Votre mission, si vous l'acceptez
L'Assistant(e) de Direction :
Assiste le Directeur Général Adjoint pôle Ville Responsable et la Directrice Générale Adjointe pôle Ville Rayonnante afin d’optimiser la gestion de leur activité.
Apporte une aide permanente aux DGA pôle Ville Responsable et DGA pôle Ville Rayonnante en termes d’organisation personnelle, de gestion de dossiers et de communication.
Activités principales :
Assure l’accueil physique et téléphonique des personnes se présentant ou contactant la direction générale des services
Organise les réunions, les rendez-vous, gère l’agenda
Commande les fournitures pour la Direction générale
Enregistre et suit les notes internes et les courriers sur MAARCH
Rédige des notes, des courriers et des comptes rendus de réunions
Assure le suivi de dossiers spécifiques (astreintes, réunions de Majorité, formation des directeurs, gestion des congés…).
Gestion de la régie de la Direction générale
Organise le classement et en assure le suivi
Activités secondaires :
Assure l’intérim du secrétariat de la direction générale durant les congés de l’assistante
Suivi des courriers de l’ensemble du pôle
Recherche et diffusion d’informations
Participe à la mise en place de procédures
Le profil idéal, selon nous
Connaissances techniques :
Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Powerpoint, fonctions avancées)
Connaissance des logiciels : Zimbra, Airs Délib
Savoir faire et savoir être :
Rigueur et organisation
Discrétion et réserve
Sens de l’initiative et de l’accueil du public
Goût pour le travail en équipe
Polyvalence, esprit d’initiative
Disponibilité
Autonomie
Qualités rédactionnelles et relationnelles
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