Assistante de direction / direction de l’urbanisme et de l’aménagement

Placé(e) sous la responsabilité du directeur de l’urbanisme et de l’aménagement, vous l'assistez dans la gestion administrative et l’organisation de l’activité quotidienne de la direction, qui regroupe les services suivants: urbanisme réglementaire, patrimoine / foncier, planification urbaine / mobilités et rénovation urbaine / aménagement opérationnel.

Accueil téléphonique et physique de la direction :
Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers le service compétent,
Recevoir, filtrer et transmettre les messages. Être le garant de la diffusion de l’information au sein de la direction.

Gestion administrative :
-Travailler en relation étroite avec les services de la collectivité, le cabinet du Maire, les élus notamment de secteurs et interlocuteurs extérieurs.

-Organiser et procéder au suivi des rendez-vous, des réunions et visioconférences (préparation des dossiers).

-Veiller au respect des délais du rétroplanning de tâches.

-Rédiger, relire et mettre en forme de documents (courriers, notes, présentations…).

-Assurer la transmission et le suivi via les logiciels dédiés MAARCH et AIRDELIB.

-Veiller au respect des délais et relances nécessaires.

-Organiser le classement et l'archivage des dossiers.

-Organiser et participer au CODIR

-Assister le service de la Rénovation urbaine dans les tâches de gestion d’agendas, gestion des actes administratifs (arrêtés, délibérations, courrier, …), organisation d’instances et d’événements.

-Assurer le suivi technique des bureaux de la Direction et interventions associées (entretien, travaux, aménagements, diverses problématiques).

-Assurer l’attribution des bips d’accès au parking éco-urbain en lien avec le service Foncier /patrimoine.

-Participer à la réflexion et/ou mise en place de projets transversaux (déploiement de nouveaux outils…).

Suivi RH de la Direction  :

• logiciel de recrutement Beetween – saisie des demandes de recrutement, traitement des candidatures, relai auprès des services de la direction et du service recrutement.

• plan de formation - recensement des besoins dans le cadre du plan de formation demandé par la DRH, suivi des demandes des agents.

• entretiens professionnels annuels – organisation des entretiens, transmission, suivi du respect des délais, fiches de poste.

• suivi divers – congés, télétravail, temps de travail, ordres de mission, frais de déplacements